MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
CAPITULO I
OBJETIVO GENERAL
Establecer procedimientos que guíen el trabajo del personal encargado de realizar compras y adquisiciones de la Municipalidad de San Juan Comalapa, facilitándoles contar con normas y procedimientos en cumplimiento a lo establecido en la legislación actual que permitan llevar a cabo las metas de la Municipalidad de San Juan Comalapa oportunamente para mejorar las condiciones de vida de la población Comalapense.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Proveer a los encargados de compras y adquisiciones procedimientos guías para la realización y cumplimiento de las funciones y actividades asignadas en las Unidades Ejecutoras de la Municipalidad de San Juan Comalapa de acuerdo a la Legislación Vigente.
2) Contribuir al mejoramiento en los procesos de compras y adquisiciones de bienes y servicios. Que los procedimientos permitan conocer de manera ágil y sencilla, los diversos aspectos a considerar cuando se pretende efectuar la compra o adquisición de un bien, contratación de servicios o la ejecución de obras.
3) Responsabilizar a cada empleado y funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de compras y adquisiciones en cada Unidad Ejecutora de la Municipalidad de San Juan Comalapa.
ALCANCE
El presente manual es para el uso de los empleados y funcionarios de la Municipalidad de San Juan Comalapa, Dirección Financiera, Departamento de Compras, Dirección de Planificación, Unidades Ejecutoras, personal que forma parte de las juntas de recepción, cotización y licitación.
NORMAS GENERALES
Norma A
Previo a la solicitud de ofertas deberá contarse con la solicitud de pedido, suscrita por el jefe de la oficina que corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros obras o servicios debiendo contarse con la descripción y especificaciones de lo que se requiere, bases de contratación cuando proceda y en el caso de obras, también con estudios, diseños, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo aprobado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia interesada.
Norma B
DISPONIBILIDADES PRESUPUESTARIAS (Articulo 26 Ley Orgánica de Presupuesto). Los créditos contenidos en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, Aprobados por el Congreso de la República, constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias.
No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista.
Artículo 3. Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado)
Los Organismos del Estado, entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras y las municipalidades a que se refiere el artículo primero de la Ley de Contrataciones del Estado, podrán solicitar ofertas aún si no se cuenta con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los pagos. Para la adjudicación definitiva y firma de contrato, si se requerirá la existencia de partida y créditos presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejercicio fiscal correspondiente.
Norma C
DICTÁMENES (Artículo 15 del Acuerdo Gubernativo 122-2016 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
Los dictámenes técnicos a que se refiere el artículo 21 de la Ley, serán emitidos por personal especializado que designe la autoridad administrativa superior de la dependencia, y las que no cuenten con esta clase de personal podrán recurrir a otras dependencias que dispongan del mismo, debiéndose analizar el cumplimiento de los requisitos de los documentos de licitación previstos por la Ley, así como el examen de los aspectos jurídicos del caso.
Norma D
ACLARACIONES Y MUESTRAS (Artículo 27 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
La Junta de Calificación según corresponda solicitará a los oferentes las aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando se refieran a requisitos y condiciones relacionados con la compra o contratación.
Norma E
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN (Artículo 28 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, se utilizarán los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las bases y en las cuales también se determinará el porcentaje en que se estimara cada uno de los referidos elementos, salvo que en estas se solicite únicamente el precio, en cuyo caso, la decisión se tomará con base en el precio más bajo.
Norma F
UN SOLO OFERENTE (Referencia Artículo 31 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Si a la convocatoria se presentare únicamente un oferente, a este se podrá adjudicar la misma, siempre que a juicio de la autoridad correspondiente la oferta satisfaga los requisitos exigidos en las bases y que la proposición sea conveniente para los intereses del estado.
Norma G
AUSENCIA DE OFERTAS (Referencia Artículo 32 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
En el caso de que a la convocatoria a la Licitación no concurriere ningún oferente, la Junta levantará el acta correspondiente y lo hará del conocimiento de la autoridad administrativa superior respectiva, para que se prorrogue el plazo para recibir ofertas. Si aun así no concurriere algún oferente, la autoridad superior quedará facultad a realizar la compra directa a que se refiere el Artículo 43 de esta Ley.
Norma H
ADJUDICACIÓN (Referencia Artículo 33 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Dentro del plazo que señalen las bases, la Junta adjudicará la Licitación al oferente que ajustándose a los requisitos y condiciones de las bases, haya hecho la proposición más conveniente para los interés del Estado.
La Junta hará también una calificación de los oferentes que clasifiquen sucesivamente. En el caso de que el adjudicatario no suscribiere el contrato, la negociación podrá llevarse a cabo con solo el subsiguiente clasificado en su orden.
Norma I
ADJUDICACIÓN PARCIAL (Referencia Artículo 34 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
La Junta, cuando proceda, adjudicará parcialmente la Licitación: a) Si así se estableció en las bases; b) Siempre que convenga a los intereses del Estado; c) Atendiendo a la naturaleza de los bienes, suministros, obras o servicios; d) Si no forman parte de una obra unitaria.
Norma J
NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA (Referencia Artículo 35 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las notificaciones, serán efectuadas por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS, y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en dicho sistema.
Las personas inconformes por cualquier acto que contravengan los procedimientos regulados por la Ley, pueden presentar a través de GUATECOMPRAS sus inconformidades.
Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la Junta, sólo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación de la adjudicación en GUATECOMPRAS.
A consecuencia de una inconformidad, la Junta podrá modificar su decisión, únicamente dentro del plazo señalado.
Norma K
APROBACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN (Referencia Artículo 36 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Publicada en GUATECOMPRAS la adjudicación y contestadas las inconformidades, si las hubiere, la Junta remitirá el expediente a la autoridad superior dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. La autoridad superior aprobará o improbará lo actuado por la Junta, dentro de los cinco días de recibido el expediente.
Si la autoridad superior imprueba lo actuado por la Junta, deberá devolver el expediente para su revisión, dentro del plazo de dos (2) días hábiles posteriores de adoptada la decisión. La Junta, con base en las observaciones formuladas por la autoridad superior, podrá confirmar o modificar su decisión original en forma razonada, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de recibido el expediente, revisará lo actuado y hará la adjudicación que conforme a la ley y las bases corresponda.
Dentro de los dos (2) días hábiles posteriores de adoptada la decisión, la Junta devolverá el expediente a la autoridad superior, quien dentro de los cinco (5) días hábiles subsiguientes podrá aprobar la decisión de la misma o prescindir de la negociación y notificar electrónicamente a través de GUATECOMPRAS dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
Norma L
Únicamente para los casos de contratación pública que provengan de la aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado, se interpondrán los recursos de reposición y revocatoria dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al de la notificación de la resolución respectiva. En estos casos la Autoridad Superior requerirá el expediente respectivo para dar respuesta a los mismos.
Para efectos de requisitos de la solicitud, trámite y diligenciamiento, se estará a lo dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo que se aplicará supletoriamente en esta materia.
Las resoluciones de los Recursos de Revocatoria y Reposición deberán ser por escrito, razonadas y fundamentadas en derecho, causando estado y con ellos se agotará la vía administrativa.
Norma M
La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria dentro del Departamento de Compras y de las Unidades Ejecutoras de la Municipalidad de San Juan Comalapa, por lo que es responsabilidad de cada Jefe Inmediato Superior, socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo.
Norma N
Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Compras, garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan.
CAPITULO II
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
COMPRAS DE BAJA CUANTÍA
OBJETIVO
Normar dentro de la Municipalidad de San Juan Comalapa, el procedimiento para la adquisición por medio de Compra de Baja Cuantía de bienes, suministros, contratación de obras y servicios por los montos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LAS COMPRAS DIRECTAS A TRAVÉS DEL SISTEMA GUATECOMPRAS
1) Unificar los criterios en cuanto a los procedimientos de Compras de Baja Cuantía.
2) Minimizar el tiempo de los procesos de adquisiciones y contrataciones, a través de la modalidad de Compra de Baja Cuantía.
3) Reducir el costo de preparación y presentación de ofertas en que los proveedores incurren.
4) Reducir el rechazo de expedientes por errores en los procedimientos de solicitud de ofertas.
5) Facilitar la presentación de ofertas de concursos y comparación de las mismas.
6) Transparentar las transacciones de compras y/o contrataciones propias de la ejecución presupuestaria.
Norma A
COMPRA DE BAJA CUANTÍA (Artículo 43 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado) , (Artículo 8 Decreto 46-2016 Reformas al Decreto Número 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado).
La adquisición de bienes y servicios que se efectúe en un solo acto, con una misma persona y por un precio límite de un centavo (Q0.01) a veinticinco mil quetzales (Q25,000.00), establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la unidad compradora, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado.
Todas las Unidades Compradoras que realicen compra de baja cuantía deben publicar en GUATECOMPRAS, como mínimo, la siguiente información:
- Detalle del bien o servicio contratado.
- Nombre o Razón Social del proveedor adjudicado.
- Monto adjudicado.
Norma B
Previo a la solicitud de cotizaciones deberá contarse con el pedido suscrito por el jefe de la oficina que corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros obras o servicios debiendo contarse con la descripción y especificaciones de lo que se requiere, bases de contratación cuando proceda y en el caso de obras, también con estudios, diseños, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo aprobado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia interesada.
Norma C
APROBACION DE LA SOLICITUD DE PEDIDO
La compra directa se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la Autoridad Administrativa Superior de cada Dependencia.
Norma D
DISPONIBILIDADES PRESUPUESTARIAS (Articulo 26 Ley Orgánica de Presupuesto).
Los créditos contenidos en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, aprobados por el Congreso de la República, constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias.
No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista.
(Artículo 3 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Los Organismos del Estado, entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras y las municipalidades a que se refiere el artículo primero de la Ley de Contrataciones del Estado, podrán solicitar ofertas aún si no se cuenta con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los pagos. Para la adjudicación definitiva y firma de contrato, si se requerirá la existencia de partida y créditos presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejercicio fiscal correspondiente.
Norma E
CONTRATO ABIERTO (Artículo 46 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Se denomina contrato abierto al procedimiento que realiza el Ministerio de Finanzas Públicas, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes, suministros y servicios, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se hubieren convocado a concursos públicos.
Queda exonerada de los requisitos de licitación y cotización, la compra y contratación de bienes, suministros y servicios que lleven a cabo las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, quienes la podrán hacer directamente con los proveedores seleccionados por el Ministerio de Finanzas Públicas.
Norma F
ACLARACIONES Y MUESTRAS (Artículo 27 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
El Departamento de Compras solicitará a los oferentes las aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando se refieran a requisitos y condiciones relacionados con la compra o contratación.
Norma G
CRITERIOS DE CALIFICACION (Artículo 28 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, se utilizarán los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las bases y en las cuales también se determinará el porcentaje en que se estimara cada uno de los referidos elementos, salvo que en estas se solicite únicamente el precio, en cuyo caso, la decisión se tomará con base en el precio más bajo.
Norma H
PRECIOS E INDICES (Artículo 6 Acuerdo gubernativo 122-2016 Reglamento Ley de Contrataciones del Estado).
Para realizar las adquisiciones de bienes y servicios, se tomaran en consideración los precios de referencia o precios promedio establecidos en el portal del Instituto Nacional de Estadística (INE) o en el portal de GUATECOMPRAS.
Norma I
COTIZACIONES
Para realizar la adquisición de bienes y servicios, se tomaran en cuenta la solicitud de cotizaciones de la siguiente manera:
Compras de un centavo (Q0.01) a mil quetzales (Q1000.00) sin cotización.
Compras de mil quetzales un centavo (Q1000.01) a tres mil quetzales (Q3000.00), dos cotizaciones.
Compras de tres mil un centavos (Q3000.01) a veinticinco mil quetzales (Q25,000.00), tres cotizaciones.
Norma J
Para las adquisiciones efectuadas para la ejecución de proyectos se observarán los siguientes procedimientos, previo a la adquisición de los bienes.
| PASO | RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|
| 01 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Elaboran carta de solicitud dirigida al Alcalde Municipal para la autorización de compras a efectuar. | Carta de solicitud. |
| 02 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Elaboran solicitudes de bienes y suministros con las características de los bienes a adquirir. | Solicitud de bienes |
| 03 | Comisión de Finanzas | Analiza, verifica, firma y autoriza la compra de bienes y suministros a efectuarse. | Solicitud de Bienes. |
| 04 | Unidad de Almacén | Verifica la existencia o inexistencia de bienes y suministros, en el caso de servicios, la solicitud pasa directamente a la Unidad de Presupuesto. | Constancia con Sello y firma de inexistencia de bienes o suministros |
| 05 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Unidad de Presupuesto, para la firma y visa correspondiente. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 06 | Unidad de Presupuesto | Recibe y visa las solicitudes de bienes de la Municipalidad de Comalapa. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 07 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Comisión de Finanzas para las firmas correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 08 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Alcaldía Municipal para las firmas correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 09 | Alcaldía Municipal | Analiza, verifica, firma y autoriza la compra de bienes y suministros a efectuarse. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 10 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Unidad de Compras para efectuar las cotizaciones correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 11 | Unidad de Compras | Recibe, revisa y analiza las solicitudes de bienes y suministros, especificaciones técnicas o términos de referencia según sea el caso. | Análisis |
| 12 | Unidad de Compras | Solicita cotizaciones de la siguiente manera: Compras de Q0.01 a Q1,000.00, Sin Cotización, Compras de Q1,001.00 a Q3,000.00, 2 Cotizaciones, Compras de Q3,001.00 a Q10,000.00, 3 Cotizaciones. | Solicitud de cotizaciones |
| 13 | Unidad de Compras | Recepción y análisis de las cotizaciones de los oferentes | Cuadro comparativo y análisis correspondiente. |
| 14 | Unidad de Compras | Solicita a Alcaldía Municipal la autorización de la compra de acuerdo al análisis efectuado. | Oficio y cuadro comparativo. |
| 15 | Alcaldía Municipal | Recibe, revisa y analiza el expediente completo. | Formulario de control de visa de expediente. |
| 16 | Alcaldía Municipal | Autoriza la compra al proveedor de acuerdo a los intereses de la Alcaldía Municipal y lo traslada a la Unidad de Compras. | Resolución y Providencia |
| 17 | Unidad de Compras | Recibe y Notifica al proveedor adjudicado | Cedula de notificación |
| 18 | Unidad de Compras | Traslada el expediente y factura a las Direcciones, Departamentos y Unidades solicitantes para el razonamiento en la factura y la solicitud de las firmas con la Comisión de finanzas. | Expediente completo y factura. |
| 19 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Razonan la factura y solicitan la firma de la Comisión de Finanzas. | Expediente completo y factura. |
| 20 | Comisión de Finanzas | Firma la Factura de Autorizado | Firma en Facturas |
| 21 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan factura razonada y firmada por la Comisión de Finanzas a la Unidad de Compras. | Expediente completo y factura. |
| 22 | Unidad de Compras | Crea el Numero de Publicación en Guatecompras. | Creación del NPG. |
| 23 | Unidad de Compras | Elabora Acta cuando corresponda | Acta y certificación |
| 24 | Unidad de Compras | Coordina con el proveedor y Alcalde Municipal la firma del acta cuando corresponda. | Firma del acta |
| 25 | Unidad de Compras | Recibe las garantías del bien adquirido cuando corresponda. | Certificado de Garantía. |
| 26 | Unidad de Compras | Solicita la orden de compra, a la Unidad de Presupuesto. | Registro en el libro de traslado. |
| 27 | Unidad de Presupuesto | Registra y aprueba la orden de compra y lo traslada a la Unidad de Contabilidad | Orden de compra |
| 28 | Unidad de Contabilidad | Registra el gasto correspondiente en el SICOIN GL, si son bienes o suministros, lo traslada a la Unidad de Almacén para su registro correspondiente. | Registro de Gasto |
| 29 | Unidad de Almacén | Recibe el bien o suministro y lo registra. | Registro en libros y controles establecidos. |
| 30 | Unidad de Almacén | Si es activo fijo o fungible lo traslada a la Unidad de Inventario. | Oficio y expediente |
| 31 | Unidad de Inventario | Recibe, registra y tramita las firmas correspondientes en la constancia de ingreso. | Registro en el libro de inventario. |
| 32 | Unidad de Inventario | Traslada el expediente a la Unidad de Contabilidad. | Oficio y expediente |
| 33 | Contabilidad | Revisa, aprueba y tramita el cheque | Expediente completo. |
| 34 | Contabilidad | Elabora el cheque y lo traslada a la Dirección Financiera para la firma. | Cheque |
| 35 | Dirección Financiera | Recibe, firma cheque y traslada el expediente a Alcadia Municipal. | Firma de cheque |
| 36 | Alcaldia Municipal | Recibe, autoriza y firma cheque y traslada el expediente a la Dirección Financiera. | Firma de cheque |
| 37 | Dirección Financiera | Recibe cheque firmado, notifica y paga al proveedor y traslada el expediente a Contabilidad. | Voucher de pago firmado y expediente. |
| 38 | Contabilidad | Recibe, archiva y guarda el expediente. | Expediente completo. |
COMPRA DIRECTA
OBJETIVO
Normar dentro de la Municipalidad de San Juan Comalapa, el procedimiento para la adquisición por medio de Compra Directa de bienes, suministros, contratación de obras y servicios por los montos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LAS COMPRAS DIRECTAS A TRAVÉS DEL SISTEMA GUATECOMPRAS
- Unificar los criterios en cuanto a los procedimientos de Compras Directas.
- Minimizar el tiempo de los procesos de adquisiciones y contrataciones, a través de la modalidad de Compra Directa.
- Reducir el costo de preparación y presentación de ofertas en que los proveedores incurren.
- Reducir el rechazo de expedientes por errores en los procedimientos de solicitud de ofertas.
- Facilitar la presentación de ofertas de concursos y comparación de las mismas.
- Transparentar las transacciones de compras y/o contrataciones propias de la ejecución presupuestaria.
Norma A
COMPRA DIRECTA (Artículo 43 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado) , (Artículo 8 Decreto 46-2016 Reformas al Decreto Número 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado)La adquisición de bienes y servicios que se efectúe en un solo acto, con una misma persona y por un precio límite de veinticinco mil un centavo (Q25,000.01) a noventa mil quetzales (Q90,000.00), establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la unidad compradora, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado.
Todas las compras directas deben de efectuarlo por medio de oferta electrónica en el portal de GUATECOMPRAS.
Norma B
Previo a la solicitud de cotizaciones deberá contarse con el pedido suscrito por el jefe de la oficina que corresponda, que justifique la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministros obras o servicios debiendo contarse con la descripción y especificaciones de lo que se requiere, bases de contratación cuando proceda y en el caso de obras, también con estudios, diseños, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo aprobado por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia interesada.
Norma C
APROBACION DE LA SOLICITUD DE PEDIDO
La compra directa se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la Autoridad Administrativa Superior de la municipalidad de San Juan Comalapa.
Norma D
DISPONIBILIDADES PRESUPUESTARIAS (Articulo 26 Ley Orgánica de Presupuesto).
Los créditos contenidos en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, aprobados por el Congreso de la República, constituyen el límite máximo de las asignaciones presupuestarias.
No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existan saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista.
(Artículo 3 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Los Organismos del Estado, entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras y las municipalidades a que se refiere el artículo primero de la Ley de Contrataciones del Estado, podrán solicitar ofertas aún si no se cuenta con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los pagos. Para la adjudicación definitiva y firma de contrato, si se requerirá la existencia de partida y créditos presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejercicio fiscal correspondiente.
Norma E
CONTRATO ABIERTO (Artículo 46 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Se denomina contrato abierto al procedimiento que realiza el Ministerio de Finanzas Públicas, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes, suministros y servicios, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se hubieren convocado a concursos públicos.
Queda exonerada de los requisitos de licitación y cotización, la compra y contratación de bienes, suministros y servicios que lleven a cabo las entidades a las que se refiere el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, quienes la podrán hacer directamente con los proveedores seleccionados por el Ministerio de Finanzas Públicas.
Norma F
ACLARACIONES Y MUESTRAS (Artículo 27 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
El Departamento de Compras solicitará a los oferentes las aclaraciones y muestras que considere pertinentes, siempre y cuando se refieran a requisitos y condiciones relacionados con la compra o contratación.
Norma G
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN (Artículo 28 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Para determinar cuál es la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, se utilizarán los criterios siguientes: calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las bases y en las cuales también se determinará el porcentaje en que se estimara cada uno de los referidos elementos, salvo que en estas se solicite únicamente el precio, en cuyo caso, la decisión se tomará con base en el precio más bajo.
Norma H
PRECIOS E INDICES (Artículo 6 Acuerdo gubernativo 122-2016 Reglamento Ley de Contrataciones del Estado).
Para realizar las adquisiciones de bienes y servicios, se tomaran en consideración los precios de referencia o precios promedio establecidos en el portal del Instituto Nacional de Estadística (INE) o en el portal de GUATECOMPRAS.
Norma I
UN SOLO OFERENTE (Referencia Artículo 31 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Si a la convocatoria se presentare únicamente un oferente, a este se podrá adjudicar la misma, siempre que a juicio de la autoridad correspondiente la oferta satisfaga los requisitos exigidos en las bases y que la proposición sea conveniente para los intereses del Estado.
Norma J
AUSENCIA DE OFERTAS (Referencia Artículo 32 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
En el caso de que a la convocatoria no concurriere ningún oferente, El Departamento de Compras quedará facultado para realizar la adquisición y/o contratación en forma directa con la entidad que en el mercado cumpla con los requisitos establecidos en las bases.
Norma K
ADJUDICACIÓN (Referencia Artículo 33 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado)
Dentro del plazo que señalen las bases, el Departamento de Compras adjudicará la Compra Directa al oferente que ajustándose a los requisitos y condiciones de las bases, y que haya hecho la proposición más conveniente para los intereses del Estado.
Norma L
ADJUDICACIÓN PARCIAL (Referencia Artículo 34 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
El Departamento de Compras, adjudicará parcialmente la Compra Directa: a) Si así se estableció en las bases; b) Siempre que convenga a los intereses del estado; c) Atendiendo a la naturaleza de los bienes, suministros, obras o servicios; d) Si no forman parte de una obra unitaria.
Norma M
NOTIFICACION ELECTRONICA (Referencia Artículo 35 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las notificaciones, serán efectuadas por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS, y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en dicho sistema.
Las personas inconformes por cualquier acto pueden presentar a través de GUATECOMPRAS sus inconformidades siempre y cuando se hayan presentado dos o más de ofertas.
Las inconformidades relacionadas con la adjudicación del Departamento de Compras, pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario, posteriores a la publicación de la adjudicación en GUATECOMPRAS.
A consecuencia de una inconformidad, el Departamento de Compras podrá modificar su decisión.
Norma N
DERECHO DE PRESCINDIR. (Referencia Artículo 37 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
La municipalidad de San Juan Comalapa, puede prescindir de la negociación en cualquier fase en que ésta se encuentre.
Bajo la responsabilidad de la autoridad que corresponda, la decisión de prescindir sólo puede adoptarse si ocurriere un caso fortuito o de fuerza mayor debidamente comprobado que diere lugar a la imposibilidad de continuar con la negociación.
Norma Ñ
OTRAS DISPOSICIONES (Referencia Artículo 42 Ley de Contrataciones del Estado).
De existir discrepancias de la aplicación del presente procedimiento se podrán aplicar supletoriamente las disposiciones en materia de licitación y cotización normadas en el Decreto 57-92 del Congreso de la Republica y su reglamento.
Norma O
CASOS NO PREVISTOS DE NATURALEZA EMERGENTE
Las necesidades o situaciones imprevistas derivadas de emergencias, que ameriten la adquisición de bienes y/o contrataciones de servicios, serán atendidas previa solicitud plenamente justificada, mediante oficio de la unidad solicitante y autorizada por la autoridad administrativa superior, posterior a la contratación se hará la publicación en el portal de GUATECOMPRAS de los documentos que conformen el expediente, según se establece en el artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado.
PROHIBICIONES Y SANCIONES (Titulo VII, Capitulo Único, Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado)
Norma P
FRACCIONAMIENTO (Artículo 81 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
El funcionario o empleado público que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total de la negociación, se haya o no suscrito el contrato.
Norma Q
OTRAS INFRACCIONES (Artículo 83 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Cualquier otra infracción a la presente ley o su reglamento, que cometan los funcionarios o empleados públicos, así como, de la que sea responsable quien tenga intervención directa o indirecta en el proceso de la negociación será sancionado con una multa hasta el equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total de la negociación, sin perjuicio de otras responsabilidades legales.
Deben observarse las prohibiciones establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y normas ordinarias que apliquen.
Norma R
COMISION DE RECEPCIÓN (Artículo 55 Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Para las compras mayores de cincuenta mil quetzales (Q50,000.00), se nombrará una Comisión de Recepción de los Bienes y/o contratación de servicios.
Norma S
Para las adquisiciones efectuadas para la ejecución de proyectos se observarán los siguientes procedimientos, previo a la adquisición de los bienes.
| PASO | RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|
| 01 | Alcaldia Municipal | Recibe la solicitud de los vecinos, firmado por la Junta Directiva / o COCODE, adjuntando a la solicitud, certificación del punto de acta y documentos legales que amparen la Junta Directiva y /o COCODE. | Solicitud de Vecinos |
| 02 | Alcaldia Municipal | Evalúa y aprueba la solicitud | Resolución y providencia |
| 03 | Alcaldia Municipal | Traslada la solicitud a la Dirección Municipal de Planificación | Providencia y solicitud |
| 04 | Dirección Municipal de Planificación | Recibe la solicitud, le da ingreso al banco de proyectos, en base al presupuesto anual, para que se realice la planificación correspondiente. | Ingreso a Banco de Proyectos y Planificación. |
| 05 | Dirección Municipal de Planificación | Elabora Perfil de Proyecto y la Propuesta del Diseño cuando corresponda y lo traslada a la Alcaldia Municipal para su aprobación. | Perfil y Diseño |
| 06 | Alcaldia Municipal | Aprueba el perfil y la propuesta del Diseño, cuando corresponda. | Resolución y providencia |
| 07 | Dirección Municipal de Planificación | Asigna Proyecto al Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). | Asignación de SNIP |
| 08 | Dirección Municipal de Planificación | Solicita el estudio de impacto ambiental cuando corresponda. | Estudio de impacto ambiental. |
| PASO | RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|
| 01 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Elaboran carta de solicitud dirigida al Alcalde Municipal para la autorización de compras a efectuar. | Carta de solicitud. |
| 02 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Elaboran solicitudes de bienes y suministros con las características de los bienes a adquirir. | Solicitud de bienes |
| 03 | Unidad de Almacén | Verifica la existencia o inexistencia de bienes y suministros, en el caso de servicios, la solicitud pasa directamente a la Unidad de Presupuesto. | Oficio |
| 04 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Unidad de Presupuesto, para la firma y visa correspondiente. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 05 | Unidad de Presupuesto | Recibe y visa las solicitud de bienes de la Municipalidad de Comalapa. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 06 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Comisión de Finanzas para las firmas correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 07 | Comisión de Finanzas | Analiza, verifica, firma y autoriza la compra de bienes y suministros a efectuarse. | Solicitud de Bienes. |
| 08 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Alcaldia Municipal para las firmas correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 09 | Alcaldia Municipal | Analiza, verifica, firma y autoriza la compra de bienes y suministros a efectuarse. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 10 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Departamento de Compras para efectuar el proyecto de bases correspondiente. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 11 | Departamento de Compras | Recibe, revisa y analiza las solicitudes de bienes y suministros , especificaciones técnicas o términos de referencia según sea el caso. | Análisis |
| 12 | Departamento de Compras | Elabora proyecto de Bases y lo cuelga en el sistema de GUATECOMPRAS, para las ofertas correspondientes. | Proyecto de Bases |
| 13 | Departamento de Compras | Analiza las ofertas presentadas de acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa. | Ofertas presentadas |
| 14 | Departamento de Compras | Si las ofertas presentadas están de acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa, solicita resolución a la Alcaldia Municipal para la adjudicación del evento en el portal de GUATECOMPRAS. | Oficio |
| 15 | Alcaldia Municipal | Recibe, revisa y analiza el expediente completo. | Formulario de control de visa de expediente. |
| 16 | Alcaldia Municipal | Elabora Resolución de adjudicación del evento para su publicación en GUATECOMPRAS. | Resolución y Providencia |
| 17 | Departamento de Compras | Cuelga en el portal de GUATECOMPRAS la adjudicación del evento. | Resolución. |
| 18 | Departamento de Compras | Si las ofertas presentadas no están acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa, solicita resolución a la Alcaldia Municipal para la prórroga de ampliación del plazo del evento en el portal de GUATECOMPRAS. | Oficio |
| 19 | Alcaldia Municipal | Elabora Resolución de prórroga de ampliación de plazo del evento para su publicación en GUATECOMPRAS. | Resolución y Providencia |
| 20 | Departamento de Compras | Cuelga en el portal de GUATECOMPRAS la Resolución de ampliación de plazo del evento. | Resolución. |
| 21 | Departamento de Compras | Si las ofertas presentadas no están acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa, solicita resolución para declarar desierto el evento en el portal de GUATECOMPRAS. | Oficio |
| 22 | Alcaldia Municipal | Elabora Resolución para declarar desierto el evento, y la continuidad del procedimiento por Ausencia de Ofertas para su publicación en GUATECOMPRAS. | Resolución y Providencia |
| 23 | Departamento de Compras | Cuelga en el portal de GUATECOMPRAS la Resolución de declarar desierto el evento. | Resolución. |
| 24 | Departamento de Compras | Solicita por lo menos tres cotizaciones a proveedores, analiza las cotizaciones de acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa. | Cuadro comparativo y análisis correspondiente. |
| 25 | Departamento de Compras | Si las ofertas presentadas están de acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa, solicita resolución para la adjudicación por Ausencia de Ofertas del evento en el portal de GUATECOMPRAS. | Oficio |
| 26 | Alcaldia Municipal | Elabora Resolución para para la Adjudicación por Ausencia de Ofertas del evento para su publicación en GUATECOMPRAS. | Resolución y Providencia |
| 27 | Departamento de Compras | Recibe y Notifica al proveedor adjudicado y coordina la emisión de factura | Cedula de notificación y Factura |
| 28 | Departamento de Compras | Traslada el expediente y factura a las Direcciones, Departamentos y Unidades solicitantes para el razonamiento en la factura y la solicitud de las firmas con la Comisión de finanzas. | Expediente completo y factura. |
| 29 | Comisión de Finanzas | Firma la Factura de Autorizado | Firma en Facturas |
| 30 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan factura razonada y firmada por la Comisión de Finanzas a la Departamento de Compras. | Expediente completo y factura. |
| 31 | Departamento de Compras | Elabora Acta cuando corresponda | Acta y certificación |
| 32 | Departamento de Compras | Coordina con el proveedor y Alcalde Municipal la firma del acta cuando corresponda. | Firma del acta |
| 33 | Departamento de Compras | Recibe las garantías del bien adquirido cuando corresponda. | Certificado de Garantía. |
| 34 | Departamento de Compras | Solicita la orden de compra, a la Unidad de Presupuesto. | Registro en el libro de traslado. |
| 35 | Unidad de Presupuesto | Registra y aprueba la oden de compra y lo traslada a la Unidad de Contabilidad | Orden de compra |
| 36 | Unidad de Contabilidad | Registra el gasto correspondiente en el SICOIN GL, si son bienes o suministros, lo traslada a la Comisión de Recepción (cuando corresponda) o Unidad de Almacén para su registro correspondiente | Registro de Gasto |
| 37 | Unidad de Contabilidad | Solicitan a la Alcaldia Municipal el Nombramiento de la Comisión de Recepción. | Nombramiento |
| 38 | Comisión de Recepción | Analiza, verifica y elabora acta de recepción de Bienes y Suministros. | Acta de Recepción y Certificación de acta. |
| 39 | Comisión de Recepción | Traslada el expediente a la Unidad de Almacén, para la coordinación del registro correspondiente. | Oficio |
| 40 | Unidad de Almacén | Recibe el bien o suministro y lo registra. | Registro en libros y controles establecidos. |
| 41 | Unidad de Almacén | Si es activo fijo o fungible lo traslada a la Unidad de Inventario. | Oficio y expediente |
| 42 | Unidad de Inventario | Recibe, registra y tramita las firmas correspondientes en la constancia de ingreso. | Registro en el libro de inventario. |
| 43 | Unidad de Inventario | Traslada el expediente a la Unidad de Contabilidad. | Oficio y expediente |
| 44 | Contabilidad | Revisa, aprueba y tramita el cheque | Expediente completo. |
| 45 | Contabilidad | Elabora el cheque y lo traslada a la Dirección Financiera para la firma. | Cheque |
| 46 | Dirección Financiera | Recibe, firma cheque y traslada el expediente a Alcaldia Municipal. | Firma de cheque |
| 47 | Alcaldia Municipal | Recibe, autoriza y firma cheque y traslada el expediente a la Dirección Financiera. | Firma de cheque |
| 48 | Dirección Financiera | Recibe cheque firmado, notifica y paga al proveedor y traslada el expediente a Contabilidad | Boucher de pago firmado y expediente. |
| 49 | Contabilidad | Recibe, archiva y guarda el expediente. | Expediente completo. |
EVENTO DE COTIZACIÓN
OBJETIVO
Normar dentro de la Municipalidad de San Juan Comalapa el procedimiento para la adquisición de bienes, materiales, suministros, contratación de obras y servicios por la modalidad de cotización.
NORMAS ESPECÍFICAS DE COTIZACIÓN
COTIZACIÓN (Artículos 38 y 39 del Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado). Cuando el precio de los bienes, de las obras, suministros o remuneración de los servicios exceda de los noventa mil quetzales (Q90,000.00) a novecientos mil quetzales (Q900,000.00) según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización salvo los casos de excepción estipulados en el marco normativo y reglamentario vigente.
En el sistema de cotización, la presentación de las bases, designación de la Junta y la aprobación de la adjudicación, compete a las autoridades nominadas en el artículo 9 de la Ley de Contrataciones del Estado. Si los bienes, suministros o remuneración de los servicios se adquieren a través del contrato abierto, entonces no procederá la cotización. De realizarse la misma, será responsable el funcionario que le autorizó.
El procedimiento de cotización consiste en solicitar, mediante concurso público a través de GUATECOMPRAS, ofertas firmes a proveedores legalmente establecidos para el efecto y que estén en condiciones de vender o contratar los bienes, suministros, obras o servicios requeridos. Los interesados deberán adquirir las bases en medio electrónico descargándolas de GUATECOMPRAS. En el caso que las obras, bienes o servicios requieran documentos que no pueden ser incluidos en GUATECOMPRAS, tales como planos no elaborados por medios electrónicos o cualquier otro que por su naturaleza no lo permita, se deberá pagar únicamente el costo de reproducción de los mismos.
Entre la publicación de la convocatoria y bases en GUATECOMPRAS y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas, deberá mediar un plazo mínimo de ocho (8) días hábiles.
La entidad contratante no deberá fijar especificaciones técnicas o disposiciones especiales que requieran o hagan referencia a determinadas marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos, orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de la adquisición y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones, requisitos y documentos de cotización, expresiones como, o equivalente, o semejante, o similar o análogo.
Norma 1
Las Unidades Solicitantes para iniciar el proceso de Cotización deberán adjuntar los siguientes documentos:
- Solicitud de bienes.
- Justificación.
- Especificaciones técnicas.
- Especificaciones generales.
- Disposiciones especiales (cuando proceda).
- Planos de construcción (cuando proceda).
- Oficio de solicitud del dictamen técnico.
- Dictamen Técnico.
- Oficio trasladando los anteriores documentos, dirigido al Jefe del departamento de Compras.
La omisión de uno de los documentos mencionados será causa de rechazo por parte de Contrataciones y Adquisiciones, sin responsabilidad de su parte.
Norma 2
Requisitos de las Bases de Cotización:
Las bases de Cotización, según el caso, deberán contener como mínimo lo siguiente:
- Condiciones que deben reunir los oferentes.
- Características generales y específicas, cuando se trate de bienes y/o servicios.
- Lugar y forma en donde será ejecutada la obra, entregados los bienes o prestado los servicios.
- Listado de documentos que debe contener la plica, en original y copias requeridas, una de las cuales será puesta a disposición de los oferentes.
- Indicación de que el oferente deberá constituir, según el caso, las garantías a que se refiere el Título V, Capítulo Único de la Ley de Contrataciones del Estado.
- En casos especiales y cuando la autoridad superior lo considere oportuno, las garantías que deberá constituir el contratista, con indicación de los riesgos a cubrir, su vigencia y montos.
- Forma de pago de la obra, de los bienes y servicios.
- Porcentaje de anticipo y procedimiento para otorgarlo, cuando éste se conceda.
- Lugar, dirección exacta, fecha y hora en que se efectuará la diligencia de presentación, recepción y apertura de plicas.
- Declaración Jurada de que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las entidades a las que se refiere el Artículo 1, de la Ley de Contrataciones del Estado, o en su defecto, compromiso formal de que, en caso de adjudicársele la negociación, previo a la suscripción de contrato acreditará haber efectuado el pago correspondiente.
- Indicación de la forma de integración de precios unitarios por renglón.
- Criterios que deberán seguir la Junta de Cotización para calificar las ofertas recibidas.
- Indicación de los requisitos que se consideren fundamentales; y Modelo de oferta y proyecto de contrato.
Norma 3
PROYECTO DE BASES
Publicado el anteproyecto de bases, éste debe permanecer en GUATECOMPRAS por un plazo no menor de 3 días hábiles.
Norma 4
APROBACIÓN DEL FORMULARIO Y DE DOCUMENTOS PARA COTIZACIÓN. (Referencia Artículo 40 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
El formulario y los documentos indicados en la Ley de Contrataciones del Estado, deberán ser aprobados por la autoridad superior de la entidad contratante, antes de requerirse las ofertas.
Norma 5
PUBLICACIONES (Referencia Artículo 23 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las convocatorias a cotizar se deben publicar en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS. Entre la publicación en GUATECOMPRAS y al día fijado para la presentación y recepción de ofertas deben transcurrir por lo menos ocho (08) días hábiles.
En los procesos de cotización, la entidad contratante debe publicar en GUATECOMPRAS, como mínimo, la siguiente información: bases de cotización, especificaciones técnicas, criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listado de oferentes, actas de adjudicación y los contratos de las contrataciones y adquisiciones.
Norma 6
JUNTA DE COTIZACIÓN (Referencia Artículos 10 y 15 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las Juntas de Cotización, son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.
La Junta de Cotización se integrará con tres miembros titulares y tres miembros suplentes que sean servidores públicos de la entidad contratante, nombrados por la autoridad administrativa superior.
Norma 7
PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y APERTURA DE PLICAS (Referencia Artículo 24 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las ofertas y demás documentos de Cotización deberán entregarse directamente a la Junta de Cotización, en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases. Transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará alguna más y se procederá al acto público de apertura de plicas. De todo lo actuado se levantará el acta correspondiente en forma simultánea.
Norma 8
Para las adquisiciones efectuadas para la ejecución de proyectos se observarán los siguientes procedimientos, previo a la adquisición de los bienes.
| PASO | RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|
| 01 | Alcaldia Municipal | Recibe la solicitud de los vecinos, firmado por la Junta Directiva / o COCODE, adjuntando a la solicitud, certificación del punto de acta y documentos legales que amparen la Junta Directiva y /o COCODE. | Solicitud de Vecinos |
| 02 | Alcaldia Municipal | Evalúa y aprueba la solicitud | Resolución y providencia |
| 03 | Alcaldia Municipal | Traslada la solicitud a la Dirección Municipal de Planificación | Providencia y solicitud |
| 04 | Dirección Municipal de Planificación | Recibe la solicitud, le da ingreso al banco de proyectos, en base al presupuesto anual, para que se realice la planificación correspondiente. | Ingreso a Banco de Proyectos y Planificación. |
| 05 | Dirección Municipal de Planificación | Elabora Perfil de Proyecto y la Propuesta del Diseño cuando corresponda y lo traslada a la Alcaldia Municipal para su aprobación. | Perfil y Diseño |
| 06 | Alcaldia Municipal | Aprueba el perfil y la propuesta del Diseño, cuando corresponda. | Resolución y providencia |
| 07 | Dirección Municipal de Planificación | Asigna Proyecto al Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). | Asignación de SNIP |
| 08 | Dirección Municipal de Planificación | Solicita el estudio de impacto ambiental cuando corresponda. | Estudio de impacto ambiental. |
EVENTO DE COTIZACIÓN
OBJETIVO
Normar dentro de la Municipalidad de San Juan Comalapa el procedimiento para la adquisición de bienes, materiales, suministros, contratación de obras y servicios por la modalidad de Licitación.
NORMAS ESPECÍFICAS DE LICITACIÓN
LICITACIÓN (Artículo 17 del Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones del Estado)
Cuando el monto total de los bienes, suministros y obras, exceda de las cantidades establecidas para la cotización en la Ley de Contrataciones del Estado, la compra o contratación deberá hacerse por Licitación Pública, salvo los casos de excepción estipulados en el marco normativo y reglamentario vigente.
Norma 1
Las Unidades Solicitantes para iniciar el proceso de Licitación deberán adjuntar los siguientes documentos:
- Solicitud de pedido
- Justificación
- Especificaciones técnicas
- Especificaciones generales
- Disposiciones especiales (cuando proceda)
- Planos de construcción (cuando proceda)
- Nombramiento del técnico para elaboración de dictamen
- Dictamen Técnico
- Oficio trasladando los anteriores documentos, dirigido al Jefe del departamento de compras.
La omisión de uno de los documentos mencionados será causa de rechazo por parte del departamento de compras, sin responsabilidad de su parte.
Norma 2
Requisitos de las Bases de Licitación
Las bases de licitación, según el caso, deberán contener como mínimo lo siguiente:
- Condiciones que deben reunir los oferentes.
- Características generales y específicas, cuando se trate de bienes y/o servicios.
- Lugar y forma en donde será ejecutada la obra, entregados los bienes o prestado los servicios.
- Listado de documentos que debe contener la plica, en original y copias requeridas, una de las cuales será puesta a disposición de los oferentes.
- Indicación de que el oferente deberá constituir, según el caso, las garantías a que se refiere el Título V, Capítulo Único de la Ley de Contrataciones del Estado.
- En casos especiales y cuando la autoridad superior lo considere oportuno, las garantías que deberá constituir el contratista, con indicación de los riesgos a cubrir, su vigencia y montos.
- Forma de pago de la obra, de los bienes y servicios.
- Porcentaje de anticipo y procedimiento para otorgarlo, cuando éste se conceda.
- Lugar, dirección exacta, fecha y hora en que se efectuará la diligencia de presentación, recepción y apertura de plicas.
- Declaración Jurada de que el oferente no es deudor moroso del Estado ni de las entidades a las que se refiere el Artículo 1, de la Ley de Contrataciones del Estado, o en su defecto, compromiso formal de que, en caso de adjudicársele la negociación, previo a la suscripción de contrato acreditará haber efectuado el pago correspondiente.
- Indicación de la forma de integración de precios unitarios por renglón.
- Criterios que deberán seguir la Junta de Licitación para calificar las ofertas recibidas.
- Indicación de los requisitos que se consideren fundamentales; y Modelo de oferta y proyecto de contrato.
Norma 3
ANTEPROYECTO DE BASES
Publicado el proyecto de bases, éste debe permanecer en GUATECOMPRAS por un plazo no menor de 3 días hábiles
Norma 4
APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LICITACIÓN. (Referencia Artículo 21 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Los documentos de Licitación deberán ser aprobados por la autoridad superior de la municipalidad de San Juan Comalapa, previo los dictámenes técnicos que determinen el marco normativo y reglamentario vigente. En todo caso se respetarán los Convenios y Tratados Internacionales acordados entre las partes, si fuere el caso.
Norma 5
PUBLICACIONES (Referencia Artículo 23 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las convocatorias a licitar se deben publicar en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, y una vez en el diario oficial. Entre ambas publicaciones debe mediar un plazo no mayor de cinco (5) días calendario. Entre la publicación en GUATECOMPRAS y al día fijado para la presentación y recepción de ofertas deben transcurrir por lo menos cuarenta (40) días calendario.
En los procesos de cotización y de licitación, la entidad contratante debe publicar en GUATECOMPRAS, como mínimo, la siguiente información: bases de cotización o licitación, especificaciones técnicas, criterios de evaluación, preguntas, respuestas, listado de oferentes, actas de adjudicación y los contratos de las contrataciones y adquisiciones.
Norma 6
JUNTA DE LICITACION (Referencia Artículos 10 y 11 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
La Junta de Licitación y/o Junta de Cotización, son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.
Se integrará con un número de cinco miembros titulares y cinco miembros suplentes, nombrados por la autoridad administrativa superior, de preferencia entre servidores públicos de la entidad contratante. Si la entidad no cuenta con personal idóneo, podrá nombrarse a servidores públicos de otras dependencias del Estado que tenga experiencia en la materia de que se trate. La junta tomará sus decisiones por mayoría del total de sus miembros, quienes no podrán abstenerse de votar, dejando constancia en acta de lo actuado.
En lo relativo a lo dispuesto en convenios y tratados internacionales de los cuales la República de Guatemala, sea parte, las disposiciones contenidas en los mismos se aplicarán en forma complementaria, siempre y cuando no contradigan el contenido del presente artículo.
Norma 7
PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y APERTURA DE PLICAS (Referencia Artículo 24 del Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado).
Las ofertas y demás documentos de licitación deberán entregarse directamente a la Junta de Licitación, en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que señalen las bases. Transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptará alguna más y se procederá al acto público de apertura de plicas. De todo lo actuado se levantará el acta correspondiente en forma simultánea.
Publicado el anteproyecto de bases éste debe permanecer en GUATECOMPRAS por un plazo no menor de tres días, para la presentación de comentarios y sugerencias por parte de los interesados, de existir los mismos se deberán responder dentro del plazo de tres días hábiles de concluida la fase de consulta (Departamento de Contrataciones y Adquisiciones).
Norma 8
Para las adquisiciones efectuadas para la ejecución de proyectos se observarán los siguientes procedimientos, previo a la adquisición de los bienes.
| PASO | RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|
| 01 | Alcaldia Municipal | Recibe la solicitud de los vecinos, firmado por la Junta Directiva / o COCODE, adjuntando a la solicitud, certificación del punto de acta y documentos legales que amparen la Junta Directiva y /o COCODE. | Solicitud de Vecinos |
| 02 | Alcaldia Municipal | Evalúa y aprueba la solicitud | Resolución y providencia |
| 03 | Alcaldia Municipal | Traslada la solicitud a la Dirección Municipal de Planificación | Providencia y solicitud |
| 04 | Dirección Municipal de Planificación | Recibe la solicitud, le da ingreso al banco de proyectos, en base al presupuesto anual, para que se realice la planificación correspondiente. | Ingreso a Banco de Proyectos y Planificación. |
| 05 | Dirección Municipal de Planificación | Elabora Perfil de Proyecto y la Propuesta del Diseño cuando corresponda y lo traslada a la Alcaldia Municipal para su aprobación. | Perfil y Diseño |
| 06 | Alcaldia Municipal | Aprueba el perfil y la propuesta del Diseño, cuando corresponda. | Resolución y providencia |
| 07 | Dirección Municipal de Planificación | Asigna Proyecto al Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). | Asignación de SNIP |
| 08 | Dirección Municipal de Planificación | Solicita el estudio de impacto ambiental cuando corresponda. | Estudio de impacto ambiental. |
| PASO | RESPONSABLE | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | DOCUMENTOS |
|---|---|---|---|
| 01 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Elaboran carta de solicitud dirigida al Alcalde Municipal para la autorización de compras a efectuar. | Carta de solicitud. |
| 02 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Elaboran solicitudes de bienes y suministros con las características de los bienes a adquirir. | Solicitud de bienes |
| 03 | Unidad de Almacén | Verifica la existencia o inexistencia de bienes y suministros, en el caso de servicios, la solicitud pasa directamente a la Unidad de Presupuesto. | Oficio |
| 04 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Unidad de Presupuesto, para la firma y visa correspondiente. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 05 | Unidad de Presupuesto | Recibe y visa la solicitud de bienes de la Municipalidad de Comalapa. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 06 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Comisión de Finanzas para las firmas correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 07 | Comisión de Finanzas | Analiza, verifica, firma y autoriza la compra de bienes y suministros a efectuarse. | Solicitud de Bienes. |
| 08 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Alcaldia Municipal para las firmas correspondientes. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 09 | Alcaldia Municipal | Analiza, verifica, firma y autoriza la compra de bienes y suministros a efectuarse. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 10 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan Carta y solicitud de bienes a la Departamento de Compras para efectuar el proyecto de bases correspondiente. | Carta de solicitud y solicitud de Bienes |
| 11 | Departamento de Compras | Recibe, revisa y analiza las solicitudes de bienes y suministros, especificaciones técnicas o términos de referencia según sea el caso. | Análisis |
| 12 | Departamento de Compras | Elabora proyecto de Bases y lo cuelga en el sistema de GUATECOMPRAS, para las ofertas correspondientes. | Anteproyecto de bases |
| 13 | Departamento de Compras | Solicita los dictámenes correspondientes para la aprobación de las bases. | Dictamen Técnico. Dictamen Jurídico. |
| 14 | Departamento de Compras | Solicita la aprobación del proyecto de Bases y lo cuelga en el sistema de GUATECOMPRAS, para las ofertas correspondientes. | Proyecto de Bases |
| 15 | Alcaldia Municipal | Aprueba las bases de licitación y lo traslada a la Departamento de Compras. | Resolución y Providencia |
| 16 | Departamento de Compras | Cuelga las bases de licitación en el portal de GUATECOMPRAS | Publicación de bases |
| 17 | Departamento de Compras | Publica convocatoria en el Diario Oficial | Convocatoria |
| 18 | Departamento de Compras | Solicita el nombramiento de la Junta de Licitación a Alcaldia Municipal. | Oficio |
| 19 | Alcaldia Municipal | Efectúa el nombramiento de la Junta de Licitación. | Oficio |
| 20 | Departamento de Compras | Traslada el expediente del Evento de Licitación, para su análisis correspondiente. | Expediente completo. |
| 21 | Junta de Licitación | Recibe y califica ofertas de acuerdo a las bases de licitación. | Acta de apertura de plicas y certificación. |
| 22 | Junta de Licitación | Adjudica el Evento de Licitación de Acuerdo a las bases y Criterios de Calificación. | Acta de adjudicación y certificación. |
| 23 | Junta de Licitación | Notifica a los oferentes el resultado de Adjudicación del Evento. | Cédula de Notificación |
| 24 | Junta de Licitación | Traslada el expediente a la Alcaldía Municipal, para su aprobación de lo actuado. | Expediente completo. |
| 25 | Alcaldia Municipal | Aprueba o imprueba lo actuado por la Junta de Licitación. | Resolución y Providencia |
| 26 | Alcaldia Municipal | Traslada el expediente a la Secretaria Municipal, para la suscripción del Contrato correspondiente. | Suscripción de Contrato |
| 27 | Secretaria Municipal | Suscribe contrato solicitando las fianzas correspondientes. | Secretaria Municipal |
| 28 | Secretaria Municipal | Solicita al Consejo Municipal la aprobación del contrato correspondiente. | Punto de acta de aprobación. |
| 29 | Consejo Municipal | Aprueba el contrato correspondiente por medio de punto de acta. | Acta |
| 30 | Consejo Municipal | Traslada certificación de acta a Secretaria Municipal | Certificación de punto de acta. |
| 31 | Secretaria Municipal | Traslada copia del contrato a la Contraloría General de Cuentas para su registro correspondiente. | Oficio |
| 32 | Secretaria Municipal | Traslada el expediente al Departamento de Compras, para la coordinación de la factura correspondiente. | Expediente completo. |
| 33 | Departamento de Compras | Solicitan a la Alcaldia Municipal el Nombramiento de la Comisión de Recepción. | Nombramiento |
| 34 | Comisión de Recepción | Analiza, verifica y elabora acta de recepción de Bienes y Suministros. | Acta de Recepción y Certificación de acta. |
| 35 | Comisión de Recepción | Traslada el expediente al Departamento de Compras, para la coordinación de la factura correspondiente. | Oficio |
| 36 | Departamento de Compras | Traslada el expediente y factura a las Direcciones, Departamentos y Unidades solicitantes para el razonamiento en la factura y la solicitud de las firmas con la Comisión de finanzas. | Expediente completo y factura. |
| 37 | Comisión de Finanzas | Firma la Factura de Autorizado | Firma en Facturas |
| 38 | Direcciones, Departamentos y Unidades de la Municipalidad. | Trasladan factura razonada y firmada por la Comisión de Finanzas al Departamento de Compras. | Expediente completo y factura. |
| 39 | Departamento de Compras | Solicita la orden de compra, a la Unidad de Presupuesto. | Registro en el libro de traslado. |
| 40 | Unidad de Presupuesto | Registra y aprueba la orden de compra y lo traslada a la Unidad de Contabilidad | Orden de compra |
| 41 | Unidad de Contabilidad | Registra el gasto correspondiente en el SICOIN GL, si son bienes o suministros, lo traslada a la Unidad de Almacén para su registro correspondiente. | Registro de Gasto |
| 42 | Unidad de Almacén | Recibe el bien o suministro y lo registra. | Registro en libros y controles establecidos. |
| 43 | Unidad de Almacén | Si es activo fijo o fungible lo traslada a la Unidad de Inventario. | Oficio y expediente |
| 44 | Unidad de Inventario | Recibe, registra y tramita las firmas correspondientes en la constancia de ingreso. | Registro en el libro de inventario. |
| 45 | Unidad de Inventario | Traslada el expediente a la Unidad de Contabilidad. | Oficio y expediente |
| 46 | Contabilidad | Revisa, aprueba y tramita el cheque | Expediente completo. |
| 47 | Contabilidad | Elabora el cheque y lo traslada a la Dirección Financiera para la firma. | Cheque |
| 48 | Dirección Financiera | Recibe, firma cheque y traslada el expediente a Alcaldia Municipal. | Firma de cheque |
| 49 | Alcaldia Municipal | Recibe, autoriza y firma cheque y traslada el expediente a la Dirección Financiera. | Firma de cheque |
| 50 | Dirección Financiera | Recibe cheque firmado, notifica y paga al proveedor y traslada el expediente a Contabilidad. | Boucher de pago firmado y expediente. |
| 51 | Contabilidad | Recibe, archiva y guarda el expediente. | Expediente completo. |
| 52 | Junta de Licitación | Traslada el expediente al Departamento de Compras, para la solicitud de prórroga en recepción de ofertas. | Oficio y expediente |
| 53 | Departamento de Compras | Traslada el expediente a la Alcaldia Municipal, para la solicitud de prórroga en recepción de ofertas. | Oficio y expediente |
| 54 | Alcaldia Municipal | En el caso de Ausencia de Ofertas, Elabora resolución de prórroga en recepción de ofertas y lo traslada al Departamento de Compras. | Resolución y Providencia |
| 55 | Departamento de Compras | Cuelga la Resolución en el portal de GUATECOMPRAS. | Resolución |
| 56 | Departamento de Compras | Traslada el expediente del Evento de Cotización, a la Junta de Cotización para su análisis correspondiente. | Expediente completo. |
| 57 | Junta de Licitación | Recibe y califica ofertas de acuerdo a las bases de Licitación. | Acta de apertura de plicas y certificación. |
| 58 | Junta de Licitación | Adjudica el Evento de Licitación de Acuerdo a las bases y Criterios de Calificación. | Acta de adjudicación y certificación. |
| 59 | Junta de Licitación | Traslada el expediente al Departamento de Compras. | Oficio |
| 60 | Departamento de Compras | En el caso de Ausencia de Ofertas, el Departamento de Compras, solicita a la Alcaldia Municipal resolución de declarar Desierto el evento. | Oficio |
| 61 | Alcaldia Municipal | En el caso de Ausencia de Ofertas, Elabora resolución de declarar desierto el evento, autoriza de acuerdo a la ley de contrataciones del estado la realización de la Compra Directa, y lo traslada a la Departamento de Compras. | Resolución y Providencia |
| 62 | Departamento de Compras | Solicita por lo menos tres cotizaciones a proveedores, analiza las cotizaciones de acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa. | Cuadro comparativo y análisis correspondiente. |
| 63 | Departamento de Compras | Si las ofertas presentadas están de acuerdo al proyecto de bases y requerimientos de la municipalidad de San Juan Comalapa, solicita resolución para la adjudicación por Ausencia de Ofertas del evento en el portal de GUATECOMPRAS. | Oficio |
| 64 | Alcaldia Municipal | Elabora Resolución para para la Adjudicación por Ausencia de Ofertas del evento para su publicación en GUATECOMPRAS. | Resolución y Providencia |
| 65 | Departamento de Compras | Recibe y Notifica al proveedor adjudicado y coordina la emisión de factura | Cedula de notificación y Factura |